Arşiv sorunu genellikle yer sorunu gibi görünür ama çoğu ofiste asıl mesele hacim değil ayrımdır. Günlük olarak elden geçen evrakla yıllardır açılmamış klasörler aynı dolapta durduğunda, sık kullanılan belgeye ulaşmak…
Arşiv sorunu genellikle yer sorunu gibi görünür ama çoğu ofiste asıl mesele hacim değil ayrımdır. Günlük olarak elden geçen evrakla yıllardır açılmamış klasörler aynı dolapta durduğunda, sık kullanılan belgeye ulaşmak her seferinde uzar ve dolapların önü kutu yığınıyla dolar.
Düzen kurmanın ilk adımı erişim sıklığına göre ayırmaktır. Aktif evrak elin ulaşabileceği mesafede, pasif evrak ise yoğunluğu yüksek saklama alanında tutulur. Bu ayrım yapıldığında ihtiyaç duyulan arşiv dolabı sayısı çoğu zaman baştaki tahminin altına iner, çünkü pasif evrak daha sıkışık ve daha derin raflarda saklanabilir.
Arşiv ihtiyacı klasör adediyle değil raf uzunluğuyla hesaplanır. Dolu bir klasörün rafta kapladığı genişlik bellidir, mevcut klasör sayısı bu genişlikle çarpıldığında toplam raf uzunluğu çıkar. Sonra bu uzunluk dolabın raf genişliğine bölünerek raf sayısı, oradan da dolap sayısı bulunur.
Hesaba yıllık artış da eklenir. Her yıl üretilen evrak miktarı geçmiş yılların klasör sayısından tahmin edilebilir. Saklama süresi dolan evrak düzenli olarak ayıklanmıyorsa arşiv sürekli büyür ve hiçbir dolap adedi yetmez.
Her belge türünün saklanması gereken süre aynı değildir. Mali kayıtlar, personel özlük dosyaları, sözleşmeler ve sıradan yazışmalar farklı sürelerle saklanır. Klasör sırtına yalnızca konunun değil saklama süresinin bittiği yılın da yazılması, ayıklamayı yılda bir yapılabilen basit bir işe dönüştürür. Bu not olmadan ayıklama her seferinde baştan okuma gerektirir ve sürekli ertelenir.
Bodrum katlarda ve dış duvara dayalı odalarda nem kağıdı zamanla bozar. Dolapların duvardan birkaç santimetre ayrı durması ve zeminden yükseltilmiş olması hava sirkülasyonunu sağlar. Kritik belgeler için ayrı bir yangına dayanıklı dolap kullanmak, tüm arşivi aynı seviyede korumaya çalışmaktan hem daha uygulanabilir hem de daha anlamlıdır.
Arşivde asıl zaman kaybı dolap eksikliğinden değil, aranan klasörün nerede olduğunun bilinmemesinden doğar. Dolapların numaralanması, raf sıralarının harflendirilmesi ve her klasörün bu koda göre kaydedilmesi arama süresini belirgin biçimde kısaltır.
Kodlama basit tutulur. Dolap numarası, raf sırası ve klasör sırası çoğu ofis için yeterlidir. Bu üçlü tek bir tabloda tutulduğunda arşive girmeden hangi dolabın açılacağı bilinir.
Ödünç alınan klasörün takibi de aynı düzenin parçasıdır. Rafta boşalan yere konan basit bir ayraç kartı, klasörün kimde olduğunu gösterir ve iade edildiğinde yerinin bulunmasını sağlar. Bu alışkanlık kurulmadığında iade edilen klasörler yanlış rafa döner ve arşiv zamanla kendi düzenini kaybeder.
Tarama ve dijital saklama günlük erişimi kolaylaştırır ama ıslak imzalı sözleşmeler, noter belgeleri ve resmi yazışmaların fiziksel nüshaları saklanmaya devam eder. Bu nedenle çoğu ofiste dijital arşiv fiziksel arşivin yerine değil yanına kurulur. Doğru kurgu, fiziksel arşivin büyümesini durdurmak ve günlük erişimi dijital tarafa taşımaktır.
Dolap tipi de bu kurguya göre seçilir: aktif tarafta çekmeceli ve askılı klasör düzeni, pasif tarafta raflı ve yoğun saklama. POLEN Mobilya gibi proje bazlı çalışan üreticilerde bu dağılım keşifte konuşulur, dolap adedi ve iç düzeni evrak türüne göre planlanır.
Yorum Yap